17 Kwiecień 2011
Kontrola dokumentów księgowych
Autor: admin. Kategorie: KPKW .
W celu zapewnienia sprawnego obiegu dokumentów księgowych w firmie należy przeprowadzać regularną ich kontrolę. Polega ona na sprawdzeniu ich poprawności pod względem merytorycznym formalnym i rachunkowym, dzięki czemu dokument po tak szczegółowej weryfikacji staje się dowodem księgowym i może być ujęty w księgach rachunkowych. Proces ten realizowany jest przez właściwe komórki organizacyjne wewnątrz firmy, a sprawdzone dokumenty księgowe podpisywane są przez uprawnione do tego osoby.
Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu wielu istotnych aspektów dokumentu. Na przykład: czy został on wystawiony przez właściwy podmiot, operacji gospodarczych dokonały osoby do tego upoważnione, czy dane zawarte w sprawdzanym dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami, czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi i tym podobne.
Dzięki kontroli merytorycznej otrzymujemy wyczerpujący opis operacji gospodarczej na dowodach księgowych. W przypadku wystąpienia błędów w dokumentach należy zadbać o ich korektę, choć nie zawsze jest to możliwe.
Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy w analizowanym dokumencie nie wystąpiły błędy rachunkowe i czy rzeczywiście spełnia on wszystkie wymagania stawiane przed dowodem księgowym (zgodnie z artykułem 21 Ustawy o rachunkowości). Przede wszystkim musi on być zawsze prawidłowo przeliczony na walutę polską, jeśli wystawiony był w walucie obcej oraz wykazać się bezbłędnością w innych rozliczeniach. W kontroli formalnej sprawdza się, czy faktura została wystawiona zgodnie z wymaganiami prawnymi, czy została opatrzona właściwymi pieczęciami i podpisami stron oraz czy były to osoby stosownie upoważnione do wydawania tych dokumentów.