Środki trwałe oddane w używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, w zależności od tego, czy spełnia ona kryteria określone w Ustawie o rachunkowości.

Aktywa zakwalifikowane do środków trwałych muszą posiadać postać rzeczową, co pozwala odróżnić je od wartości niematerialnych i prawnych. Reguła ta nie dotyczy specyficznych praw majątkowych jednostki do określonych składników rzeczowych (np. wspomniane wyżej prawo do użytkowania wieczystego gruntu lub spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego).

Środki trwałe wycenia się na dzień przyjęcia do używania lub nie rzadziej niż na dzień bilansowy. W pierwszym przypadku wyceny dokonuje się w cenach nabycia lub kosztach wytworzenia. Obejmują one ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia do dnia przyjęcia do używania. Bierze się również pod uwagę niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy. Wycena nie rzadziej niż na dzień bilansowy opiera się o ceny nabycia, koszty wytworzenia lub wartość przeszacowaną (to znaczy po aktualizacji środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe oraz odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

Do najczęściej używanych skrótów należą: BO – bilans otwarcia, BZ – bilans zamknięcia, Ct – strona kredytowa konta księgowego (inaczej nazywana też MA), Dt – strona debetowa konta księgowego (inaczej WN), KP – kasa przyjmie, KW – kasa wypłaci, LP – lista płac, PK – polecenie księgowania, RK – raport kasowy, WB – wyciąg bankowy, PZ – przyjęcie zewnętrzne, PW – przyjęcie wewnętrzne, WZ – wydanie wewnętrzne, MM – przesunięcie międzymagazynowe, KUP – koszty uzyskania przychodu, RW – rozchód wewnętrzny, RA – rachunek, FA VAT – faktura VAT, OT – odbiór techniczny (do środków trwałych) oraz LT – likwidacja techniczna (do środków trwałych).

Oprócz tych podstawowych skrótów stosowane są także inne, służące do opisu dokumentów i podatków, które mają pośredni związek z księgami rachunkowymi. Są one także niekiedy znane większości osób nie związanych z księgowością. Do przykładów takich skrótów należy np. ZUS – znany wszystkim Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz US – urząd skarbowy, z którymi księgowość każdego podmiotu gospodarczego przeprowadza liczne rozrachunki. Z rozrachunkami tymi łączy się pojęcie podatku dochodowego od osób fizycznych, oznaczanego jako PDOF i podatku dochodowego od osób prawnych – PDOP. Księgowi posiadają także swoje określenia na niektóre umowy: umowa o dzieło ma skrót UDz, a umowa zlecenia – UZ. Powszechnie znane są także skróty najczęściej używanych deklaracji podatkowych – PIT (osoby fizycznej) oraz CIT (deklaracja podatkowa osoby prawnej).

Obejmują one kompleksowo problematykę rachunkowości jednostek gospodarczych. Pełnią szczególnie ważną rolę dla międzynarodowych grup kapitałowych, ponieważ zapewniają porównywalność sprawozdań finansowych. Są także wzorcem dla państw, które chciałyby wprowadzić lub rozwinąć u siebie standardy rachunkowości.

Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR) składają się z sześciu części. Są to: I. Wdrażanie MSR, pierwsze przekształcenie sprawozdania jednostkowego, II. Różnice międzynarodowych standardów sprawozdawczości finansowej i ustawy o rachunkowości, III. Wdrażanie MSR, pierwsze przekształcenie sprawozdań skonsolidowanych, IV. Rzeczowy majątek trwały wg. MSR. Wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości, V. Wartości niematerialne i prawne oraz inwestycje w nieruchomości, zapasy oraz VI. Instrumenty finansowe wg MSR. Części te podzielone są na szereg bardziej szczegółowych podrozdziałów.

Formułowaniem i promowaniem Międzynarodowych Standardów Rachunkowości zajmuje się Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (IASB). Jest to organizacja prywatna, ustanowiona w 1973 roku przez środowisko zawodowe rachunkowości w celu ujednolicenia zasad rachunkowości stosowanych przez przedsiębiorstwa i inne jednostki. Wydaje ona standardy opisujące wymogi w zakresie ujmowania, wyceny, prezentacji i ujawnień większości pozycji sprawozdania finansowego, a także interpretacje sposobów stosowania MSR.

Najważniejsza jest zasada wiarygodnego i rzetelnego obrazu (z ang. „true and fair view”). Zgodnie z tą zasadą jednostka jest zobowiązana do stosowania przyjętej polityki rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zasada przewagi treści nad formą mówi, iż ujęcie w rachunkowości zdarzeń gospodarczych powinno być adekwatne do ich treści ekonomicznej i wpływu na rzeczywistość finansową jednostki gospodarczej, a nie tylko do ich formy prawnej.

Z kolei zasada memoriałowa odnosi się do konieczności ujmowania w księgach rachunkowych wszystkich zdarzeń gospodarczych, które wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Wymóg ten jest szczególnie rygorystycznie przestrzegany przy sporządzaniu bilansu. Kolejna wymieniana przez ustawę zasada – współmierności przychodów i kosztów odgrywa z kolei istotną rolę w ustalaniu wyniku finansowego. Zakłada ona merytoryczną i czasową zgodność kosztów, strat i podobnych kategorii wynikowych z przychodami, zyskami i podobnymi kategoriami wynikowymi. Aby prawidłowo dokonywać oceny oceny działalności jednostki musimy podzielić czas jej działania na okresy sprawozdawcze – zgodnie z zasadą periodyzacji. Pozostałe niezwykle istotne zasady wymieniane w Ustawie o rachunkowości to zasady: ostrożności, kontynuacji działania, istotności, ciągłości oraz metody bilansowej i podwójnego zapisu.

Wyboru metody w jednostkach innych niż banki i zakłady ubezpieczeniowe dokonuje kierownik jednostki biorąc pod uwagę takie czynniki, jak: specyfikę działalności jednostki, oczekiwania użytkowników informacji finansowych, potrzeby zarządu jednostki, możliwości uzyskania wiarygodnych danych, możliwości rozbudowy ewidencji księgowych oraz wymogi innych niż ustawa aktów prawnych i regulacji środowiskowych.

Metoda bezpośrednia polega na wykazywaniu podstawowych tytułów wpływów i wydatków działalności operacyjnej jako odrębnych pozycji rachunku przepływów pieniężnych, a następnie ich zsumowaniu do kwoty przepływów pieniężnych netto z działalności operacyjnej.

Zastosowanie tej metody wymaga prowadzenia ewidencji analitycznej do kont środków pieniężnych i ich ekwiwalentów, a także korygowania przychodów ze sprzedaży oraz kosztów działalności operacyjnej o zmiany stanu zobowiązań, należności i zapasów oraz innych pozycji niepieniężnych. Z kolei metoda pośrednia polega na korygowaniu wyniku finansowego netto roku obrotowego o pozycje niepowodujące zmian stanu środków pieniężnych i ich ekwiwalentów oraz o wyniki innych działalności niż operacyjna i elementy pieniężne wyniku zaliczane do innych rodzajów działalności (na przykład inwestycyjnej lub finansowej). Główną zaletą metody pośredniej jest dostępność informacji o relacji zachodzącej między wynikiem finansowym netto a przepływami pieniężnymi netto z działalności operacyjnej.

Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu wielu istotnych aspektów dokumentu. Na przykład: czy został on wystawiony przez właściwy podmiot, operacji gospodarczych dokonały osoby do tego upoważnione, czy dane zawarte w sprawdzanym dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami, czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi i tym podobne.

Dzięki kontroli merytorycznej otrzymujemy wyczerpujący opis operacji gospodarczej na dowodach księgowych. W przypadku wystąpienia błędów w dokumentach należy zadbać o ich korektę, choć nie zawsze jest to możliwe.

Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy w analizowanym dokumencie nie wystąpiły błędy rachunkowe i czy rzeczywiście spełnia on wszystkie wymagania stawiane przed dowodem księgowym (zgodnie z artykułem 21 Ustawy o rachunkowości). Przede wszystkim musi on być zawsze prawidłowo przeliczony na walutę polską, jeśli wystawiony był w walucie obcej oraz wykazać się bezbłędnością w innych rozliczeniach. W kontroli formalnej sprawdza się, czy faktura została wystawiona zgodnie z wymaganiami prawnymi, czy została opatrzona właściwymi pieczęciami i podpisami stron oraz czy były to osoby stosownie upoważnione do wydawania tych dokumentów.

Aby jakieś zdarzenie można było sklasyfikować jako nadzwyczajne musi ono spełnić dwa kryteria: wykazywać się związkiem (lub jego brakiem – to relatywne) z ryzykiem prowadzenia działalności gospodarczej oraz charakteryzować się niskim stopniem możliwości przewidzenia jego wystąpienia.

Straty i zyski nadzwyczajne można więc określić jako finansowe skutki zdarzeń trudnych do przewidzenia, powstające poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązane z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia. Jako przykład zysków nadzwyczajnych można podać odszkodowania z tytułu utraty składników majątkowych na skutek zdarzeń losowych (powódź, pożar i tym podobne).

Z kolei jako strata nadzwyczajna zostaną ujęte w księgach rachunkowych takie zdarzenia jak koszty likwidacji lub sprzedaży rzeczowych składników majątku trwałego lub koszty postępowania ugodowego z innym podmiotem.
W księgach rachunkowych zdarzenia nadzwyczajne są ujmowane z uwzględnieniem zasady ostrożności. Oznacza to, iż w wyniku finansowym należy uwzględnić jedynie niewątpliwe zyski nadzwyczajne i absolutnie wszystkie poniesione straty nadzwyczajne. Dzięki temu zapobiega się ewentualnemu zawyżaniu przychodów lub zaniżaniu kosztów. Do ewidencji księgowej zysków nadzwyczajnych służy konto „Zyski nadzwyczajne” i analogiczne do ewidencji strat nadzwyczajnych – konto „Straty nadzwyczajne”. Na koniec roku obrotowego saldo tych kont przenoszone jest na konto „Wynik finansowy”, które z kolei stanowi element składowy kapitału własnego w bilansie jednostki.

Do tych aktywów należą między innymi: waluty obce i dewizy (w kasie i na rachunkach bankowych), aktywa finansowe wycenione w walutach obcych oraz należności i zobowiązania, których płatność ma być dokonana w walucie obcej. Wycena pozycji wyrażonych w walutach obcych może być prowadzona bieżąco lub okresowo.

Przykładem wyceny bieżącej, czyli na dzień przeprowadzenia operacji, jest sprzedaż lub kupno walut. W takim przypadku do wyceny bierze się pod uwagę kurs faktycznie zastosowany w dniu przeprowadzenia operacji i wynikający z jej charakteru. Z kolei wycenie okresowej (nie rzadziej niż na dzień bilansowy) podlegają składniki aktywów i pasywów. Do wyceny bierze się pod uwagę średni kurs obowiązujący na dzień wyceny, ogłoszony dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski.

Wycena pozycji wyrażonych w walutach obcych powoduje powstanie różnic kursowych, które mogą być rozliczane wynikowo (w rachunku zysków i strat) lub w bilansie. Przykładowo, w przypadku finansowania zakupu środków trwałych do momentu oddania do użytkowania tych aktywów różnice kursowe wchodzą do ceny nabycia lub kosztu wytworzenia i jest to rozliczenie bilansowe. Z rozliczeniem wynikowym mamy zaś do czynienia przy okresowej wycenie aktywów i zobowiązań z wyłączeniem długoterminowych inwestycji wycenianych w cenach rynkowych. Każda jednostka może wybrać jedną z trzech metod wyceny rozchodu w walutach obcych: według cen przeciętnych (nazywana w skrócie metodą AVCO), metodą FIFO (first in – first out) lub metodą LIFO (last in – first out).

Inwentaryzacja składa się z trzech głównych etapów. Pierwszym z nich jest powołanie komisji inwentaryzacyjnej oraz przygotowanie techniczne procesu, to znaczy opracowanie dokumentów i arkuszy spisowych oraz ewentualne przeszkolenie pracowników.

W drugim etapie, który jest już właściwą inwentaryzacją dokonuje się spisu z natury składników majątku. Spis z natury polega na bezpośredniej obserwacji i pomiarów dokonywanych na środkach trwałych, rzeczowych składnikach majątku obrotowego, środkach pieniężnych w kasie, papierach wartościowych itp. przez członków komisji inwentaryzacyjnej. Na podstawie tych pomiarów sporządzane są arkusze spisowe, protokoły wyceny zapasów, sprawozdania i protokoły.

Na etap trzeci – ostatni składa się ustalenie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych. Jest to możliwe dzięki sporządzeniu i analizie zestawień zbiorczych spisów z natury oraz innych dokumentów, na podstawie których wydawane są polecenia księgowania dotyczące ujęcia w ewidencji ewentualnych różnic. Zestawienia zbiorcze ułatwiają także późniejszą pracę z zebranymi danymi, np. segregowanie składników majątku według różnych kryteriów.

Aby to zrobić należy najpierw ustalić, które przychody będą podlegały rozliczeniu, ponieważ nie wszystkie przychody są opodatkowane – część podlega zwolnieniom od podatku, a część może podlegać opodatkowaniu zryczałtowanemu. Wszystkie wyliczenia rachunkowe, jakich należy dokonać wypełniając deklarację PIT powinny być wielokrotnie sprawdzone w celu uniknięcia późniejszych problemów.

Okazuje się jednak, że w praktyce popełniane są o wiele bardziej oczywiste błędy. Podatnicy na przykład mylą się przy wpisywaniu swojego numeru NIP, przyporządkowują przychody do nieodpowiednich źródeł, błędnie zaokrąglają kwoty lub po prostu zapominają o złożeniu podpisu. Należy także pamiętać o nieprzekroczeniu terminu złożenia deklaracji.

Zazwyczaj ostateczna data wypada w ostatnich dniach kwietnia każdego roku. Za datę złożenia zeznania uznaje się datę stempla pocztowego. Ogromnym ułatwieniem jest możliwość wypełnienia PIT-u przez Internet. Dzięki temu podatnik zaoszczędza nie tylko czas, ale istnieje także większa szansa na uniknięcie podstawowych błędów. Warto również pamiętać o możliwości przekazania 1% swojego podatku na rzecz dowolnie wybranej organizacji non-profit.